IZVRŠNA ASISTENTKA DIREKTORJA – SKRITI VODJA
“Za doseganje odličnosti pri svojem delu je potrebno imeti vsaj kanček ljubezni do svojega poklica. Uspeh nikoli ne pride sam od sebe, ampak je odraz trdega dela in vztrajnosti. V življenju tekmujem le sama s sabo. Vsak dan delam na tem, da bom boljša verzija sebe, kot sem bila včeraj” pravi Helena Kastelic iz podjetja Deloitte.
Trenutno ste zaposlena v podjetju Deloitte kot “Executive Assistant”. Kakšne so vaše odgovornosti in delovne naloge?
Sem izvršna asistentka direktorju, odgovornemu partnerju za področje revizije in dajanja zagotovil za Deloitte regijo Južna Srednja Evropa, ki obsega 9 držav. Na tem raznolikem in dinamičnem delovnem mestu skrbim za direktorjev koledar, organiziram vse sestanke in klice na regijski ravni ter vsa poslovna potovanja, pripravljam poročila o stroških in skrbim za celostno administrativno in organizacijsko podporo. Pišem zapisnike in spremljam izvedbo dogovorjenih aktivnosti. Tesno sodelujem z višjim vodstvenim osebjem, v poslovnem okolju komuniciram na ravni uprave, vodstva. V družbi Deloitte, znotraj širše regije sodelujem z marketingom, računovodstvom, financami, IT, pravno službo in ostalimi službami na nivoju centralne Evrope. Če povzamem, sem odgovorna, da delovni dan direktorja poteka čim bolj tekoče, pomagam mu, da kar najbolje izkoristi svoj čas.
Za takšno delovno mesto je ključna osebnost – oseba mora biti organizirana, učinkovita, odzivna, zanesljiva, diskretna, obvladati mora tako “time management” kot tudi krizni management, postavljanje prioritet in “multitasking’’. Predvsem pa mora biti komunikativna in govoriti tuje jezike. Jaz imam zelo močno izraženo socialno prilagodljivost, kar pomeni, da se zelo hitro prilagodim na nov način življenja in dela. Sem perfekcionistka in skrbna oseba z visoko mero osebne odgovornosti. Vse naštete kompetence so ključne, da sem uspešna v tem kar delam.
Za razvijanje osebnosti, pa je potrebno tudi veliko delovnih izkušenj. Vi ste svojo kariero gradili tako v tujini, kot v Sloveniji. Nam lahko na kratko opišete vašo poklicno pot?
Po končani srednji šoli sem se kot izredna študentka (ob delu) vpisala na Ekonomsko fakulteto, Univerze v Ljubljani – smer finance. Leta 2004 sem sprejela najpomembnejšo odločitev v mojem življenju in se preselila v London. Zaposlila sem se v National Association of Teachers in Further and Higher Education (NATFHE), kjer sem opravljala delo na področju procesiranja članskih plačil (Clearing and settlement of UK automated payment methods Direct Debit and Direct Credit). Pri svojem delu sem bila zelo predana, kar so opazili tudi v podjetju. Ponudili so mi redno zaposlitev v pisarni generalnega sekretarja ter v financah na University and College Union (UCU). Vendar pa sem po treh letih bivanja v angleški prestolnici začutila, da se želim vrniti nazaj domov. Zakaj? To bodo razumeli samo tisti, ki so tudi sami že živeli v tujini.
V Sloveniji sem nadaljevala svojo karierno pot v SKB banki, kjer sem bila zaposlena 11 let. Med drugim sem bila poslovna asistentka izvršnemu direktorju divizije Komercialno Upravljanje. Nazadnje sem delala v Tveganjih, kjer sem bila koordinator zunanje izterjave (ang. Coordination of outsourced collection activities).
Kljub temu, da sem uživala v delu na SKB banki, sem se počutila vedno bolj utesnjeno v coni udobja. Menim, da je najboljši pospeševalnik napredka okolje, ki te stimulira. “Comfort zone is your enemy”. Pogrešala sem dinamiko in napredek, zato sem se odločila, da se zaposlim v družbi Deloitte.
Selitev v tujino je odlična priložnost, da stopimo iz cone udobja, vendar je hkrati tudi težka odločitev. Kaj je vas vodilo, da ste se leta 2004 preselili v London? Kakšen je bil začetek življenja v angleški prestolnici?
V London me je vodila želja po spremembi in iskanju posebne življenjske izkušnje. Za Anglijo sem se odločila zaradi jezika in ker smo leta 2004 postali del Evropske Unije, zato nisem imela težav z vizo in ostalimi dokumenti. V London sem prišla brez vnaprej dogovorjene službe in brez zagotovljene strehe nad glavo. Prvi teden sem živela v hostlu, v središču Londona. Moj cilj je bil jasen – želim si redne zaposlitve v financah. Nisem dvomila, da mi ne bi uspelo, kljub temu sem imela plan B.
Nasproti angleške jezikovne šole, ki sem jo obiskovala, je bila Reed zaposlitvena agencija. Imela sem razgovor, kjer sem povedala kakšne izkušnje imam in kaj si želim delati. Kmalu sem prejela klic iz agencije, da so mi uredili razgovor na NATFHE. Razgovor je šel odlično, saj sem dobila službo in že isti dan začela z uvajanjem. Ukvarjala sem se s članskimi plačili, komunicirala z bankami, poslovno javnostjo in člani združenja ter skrbela za točnost in ažurnost centralne baze podatkov.
Rekla bi, da je London moj največji dosežek v življenju, saj sem uresničila svoje sanje. Najbolj sem ponosna na to, da mi nihče ni pomagal in da vse kar sem dosegla, je bil rezultat mojih sposobnosti in trdega dela. Sama sem se znašla v tujem okolju in maksimalno izkoristila priložnosti, ki mi jih je ponujala tujina.
Znan je rek: ‘When a man is tired of London, he is tired of life’. Pa je res življenje v Angliji tako zelo drugačno kot v Sloveniji? Ste opazili kakšne razlike v načinu dela?
Tudi jaz sem imela vedno stereotip o Angležih – predvsem, da so hladni. Vendar je moja izkušnja drugačna. Opazila sem, da rabijo samo malo več časa, potem si kar hitro eden izmed njih. Všeč mi je, da so bolj liberalni in sprejemajo drugačnost ter raznolikost med ljudmi. Na splošno so ljudje veliko bolj sproščeni, mi Slovenci se preveč obremenjujemo s tem kaj bodo drugi rekli in si ves čas postavljamo omejitve.
Za glavne razlike v načinu dela, bi predvsem izpostavila druženje med odmori in po službi. Povsem vsakdanje je bilo, da smo odšli na kosilo ali “afterwork” druženje z direktorji in vodji oddelkov. Dobila sem občutek, da niso tako obremenjeni s hierarhijo. Na splošno se mi zdi, da so oni bolj homogeni in delujejo kot celota.
Vsi začetki so težki, predvsem tisti, ko prvič stopaš na poti do redne zaposlitve. Kaj bi si vi želeli, da bi vedeli na začetku vaše karierne poti? Kaj bi priporočali sedanjim študentom?
Študentom bi svetovala, da se včlanijo v kakšno društvo in/ali sistem mentorstva. Priporočala bi jim, naj se udeležujejo dodatnih izobraževanj in tako skrbijo za vseživljenjsko učenje. Pomembno je, da ima posameznik široko znanje z različnih področij. Mene so vedno zanimale finance, ampak sem veliko znanja pridobivala tudi na IT področju, trenutno pa me zelo zanima korporativno upravljanje. Študentom bi svetovala naj razmišljajo o osebnem znamčenju (ang. Personal branding), saj je zelo pomembno, da razvijejo osebno znamko. “Your brand is what people say about you when you are not in the room’’. Študentom tudi zelo priporočam, da se udeležijo študijske izmenjave.
Vsem študentom svetujem, da najdejo zaposlitev, kjer se njihove osebne vrednote ujemajo z vrednotami podjetja. Če v svojem delu najdejo še strast oziroma svoje poslanstvo, je to zmagovalna kombinacija!
Včlani se v Alumni EF in ohrani stike s sošolci ter fakulteto za vse življenje >>>